Fungsi Perencanaan Dalam Administrasi (Manajemen Planning)

Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam administrasi yaitu bagaimana direksi perusahaan memutuskan tujuan yg ingin dicapai dan menyusun taktik untuk mencapai tujuan tersebut. Sederhananya fungsi perencanaan yaitu apa yg ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainnya.

Planning atau fungsi perencanaan yaitu salah satu dari 4 fungsi manajemen selain fungsi organizing, actuating dan controlling.

Perencanaan yaitu langkah yg paling awal dalam menjalankan perusahaan dan bahkan sanggup besar lengan berkuasa total bagi perusahaan dimasa yg akan datang.

Fungsi administrasi yg lain akan mengikuti hasil perencanaan yg dilsayakan. Fungsi administrasi yg lain tidak sanggup berjalan dengan baik tanpa adanya administrasi perencanaan yg matang.

Tujuan Perencanaan

Setiap perusahaan mempunyai tujuan yg berbeda beda, tentu perencanaan yg dilsayakan pun berbeda.

Namun secara umum, tujuan perusahaan melsayakan perencanaan karena:

1. Perencanaan yaitu cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan.
2. Perencanaan mengarahkan (direction) kepada direktur maupun non administrator
3. Perencanaan sanggup menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan tumpang tindih pelaksanaan kegiatan.
4. Perencanaan memutuskan standar yg akan digunakan untuk mempermudah pengawasan.

Manfaat Fungsi Perencanaan

Fungsi planning mempunyai beberapa manfaat seperti:

1. Hasil perencanaan menjadi fatwa dan contoh dasar dalam melakukan acara
2. Perencanaan sanggup memudahkan pengawasan terhadap acara yg dilsayakan, apakah telah sesuai dengan yg telah direncanakan atau tidak
3. Perencanaan sanggup meminimalisir kesalahan yg mungkin akan terjadi
4. Kegiatan setiap unit administrasi lebih terorganisir
5. Pelaksanaan kiprah menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
6. Penyimpangan yg berpotensi muncul sanggup diantisipasi sedini mungkin
7. Ancaman dan kendala yg mungkin akan terjadi sanggup diprediksi dan diatasi seawal mungkin
8. Menganisipasi adanya perubahan. kondisi baik internal maupuan eksternal yg sanggup besar lengan berkuasa pada acara perusahaan.
9. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan 
10. Memudahkan pengawasan

Apa saja acara fungsi administrasi perencanaan?

Kegiatan pokok yg dilsayakan fungsi planning adalah:

1. Menentukan arah tujuan perusahaan dan sasaran bisnisnya
2. Menyusun taktik untuk mencapai tujuan yg dikehendaki
3. Menentukan apa saja sumber daya yg dibutuhkan untuk menjalankan taktik tersebut
4. Menetapkan standar atau benchmark untuk menentukan upaya dalam mencapai tujuan tersebut.
 

Faktor yg Dipertimbangkan dalam Perencanaan

Batasan Perencanaan

 "Planning is deciding in advance what is to be done" . Newman

Perencanaan intinya memutuskan apa yg diinginkan dan apa akan dilsayakan. Jika ingin lebih detail, perencanaan harus sanggup menjawab beberapa pertanyaan yg lebih familiar disingkat dengan 5W+1H.

# What

Apa yg ingin diperoleh perusahaan?

Perencanaan yg manis harus sanggup menjelaskan ihwal tujuan yg ingin dicapai oleh perusahaan.

Apa yg ingin diperoleh dalam jangka pendek ?
Apa yg ingin dapatkan dalam jangka menengah ?
Tujuan ibarat apa yg ingin dihasilkan dalam jangka panjang ?

Jawaban atas pertanyaan ini nanti akan dijadikan dasar dalam perencanaan perusahaan selanjutnya.

# Why

Why yaitu lanjutan dan klarifikasi mengenai "what" tujuan yg ingin dicapai oleh perusahaan.

Mengapa perusahaan memutuskan tujuan tersebut? Mengapa bukan tujuan yg lain?

Bagaimana alasan yg menyertai dan juga analisanya?

Apakah tujuan dari perencanaan sudah realistis? Apakah perencanaan menguntungkan dan masuk nalar untuk dikerjakan?

# Where

Where berafiliasi dengan dimana sebuah proyek dalam menjalankan tujuan akan dilsayakan.

Harus dijelaskan mengapa jadwal untuk mencapai tujuan tersebut harus ditempat tertentu dan bukan ditempat yg lain.

# When

Kapan tujuan yg ditetapkan akan dihukum atau dilsayakan ?

Menentukan waktu sanksi pekerjaan yg ingin dijalankan tidak sanggup dilsayakan serampangan. Harus ada analisanya.

# Who

Who berkaitan dengan personel yg akan menjalankan semua hal yg telah disusun diatas.

Siapa yg akan menjalani tugas, Mengapa beliau dan bukan orang lain ?

Siapa pangsa pasar yg akan dituju ? dan mengapa bukan yg lain?

# How

Bagaimana cara tujuan itu diupayakan ? Bagaimana sebuah acara akan dijalankan ?

Apakah ada alternatif cara lain yg sanggup dilsayakan dan mengapa menentukan cara ini?

Semua pertanyaan tersebut harus sanggup dijawab dalam melsayakan perencanaan.

Bagaimana Rencana yg Baik?

Rencana perusahaan harus disusun dengan sistematika yg baik biar perencanaan sanggup dihukum dengan gampang dan meminimalisir kesalahan yg sanggup terjadi.

Ada beberapa hal yg perlu diperhatikan untuk membuat. perencanaan yg baik, diantaranya:

# 1. Fleksibel

Rencana yg disusun harus sanggup menyesuaikan dengan segala kemungkinan yg sanggup terjadi dalam keadaan yg aslinya.

Terkadang situasi dan kondisi yg diperkirakan ternyata meleset dari kenyataan, planning harus sanggup mengikuti keadaan dengan perubahan. yg terjadi.

Tidak selalu mengubah planning dasar atau mengubah semua planning yg telah disusun, hanya diharapkan tindakan pembiasaan dalam menghadapi perubahan. yg terjadi.

Rencana dihentikan ksaya.

Justru dengan keksayaan rencana, sanksi pelaksanaan teknis planning sanggup merugikan perusahaan itu sendiri.

Misalnya perusahaan mempunyai planning memperluas market share, salah satu caranya yaitu dengan mengurangi harga jual produk.

Namun dikala planning tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga bahan. bsaya produk secara signifikan sehingga membuat. biaya produksi membengkak.

Ditengah situasi yg ibarat ini, apabila harga jual produk masih "ngotot" ingin diturunkan sesuai rencana, bukan mustahil perusahaan akan mengalami kesulitan.

# 2. Stabilitas Rencana

Sebuah planning yg disusun sebaiknya tidak perlu mengalami perubahan. yg terlalu besar tiap waktu.

Perencanaan yg stabil akan membuat. perusahaan lebih fokus terhadap apa yg dikerjakan.

Misalnya perusahaan mempunyai planning memperluas market share perusahaan. Ditengah perjalanan, dikala sasaran planning tersebut masih belum tercapai, tiba tiba perusahaan merencanakan pembangunan pabrik baru.

Tentu saja hal ini sanggup membuat. fokus perusahaan akan terpecah, mengutamakan pembangunan pabrik gres atau memperluas market share yg telah direncanakan sebelumnya.

Karena sumber daya perusahaan terbatas, maka planning yg telah disusun sanggup tidak tercapai semuanya.

Memang, perencanaan harus fleksibel, namun fleksibel disini bukan berarti harus mengganti planning "induk" yg utama dari perusahaan.

Yang fleksibel yaitu caranya.

Cara bagaimana perusahaan menjalankan planning yg disusun.

Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali memang ada hal yg memaksa perusahaan harus mengubah tujuannya.

Jika perusahaan mempunyai planning memperluas market share dan kondisi mengalami perubahan..

Maka yg diubah yaitu "cara" memperluas market sharenya. Bukan planning market sharenya.

Kalau sebelumnya memakai cara A, maka sanggup diganti dengan planning B.

Poin pentingnya yaitu perencanaan mempunyai tujuan yg terperinci dan fokus.

# 3. Terintegrasi dengan Baik

Rencana harus sanggup dikomunikasikan dengan baik dan gampang dipahami oleh semua pihak yg akan melakukan planning tersebut.

Hal ini untuk menghindari penafsiran planning yg berbeda beda diantara pihak pihak yg terlibat.

Kesalahan komunikasi sanggup membuat. planning tidak sanggup berjalan dengan baik.

Misalnya apa yg dilsayakan oleh administrasi produksi harus sesuai dengan planning yg disusun oleh administrasi penjualan dan administrasi keuangan. Harus klop.

Demikian juga dengan divisi administrasi yg lain.

Tidak berjalan sendiri sendiri dan bahkan saling bertentangan.

Rencana yg baik juga mempunyai tanggung jawab yg seimbang pada setiap bab organisasi.

# 4. Detail

Rencana yg baik harus detail dan mencakup segala hal yg dibutuhkan dalam planning tersebut.

Terutama mengenai 5W+1H diatas.

Detail rencana, apa yg harus dilsayakan, siapa yg akan melsayakan, kapan harus dilsayakan dan bahkan sasaran yg harus dicapai harus direncanakan sampai lapisan administrasi yg paling bawah sekalipun.

# 5. Mempertimbangkan Sumber Daya

Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya yg dimiliki perusahaan.

Apakah planning tersebut realistis dan sanggup dicapai dengan sumber daya yg dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang awang" yg susah untuk dicapai.

Segala sumber daya yg tersedia sanggup digunakan dengan efektif dan berdaya guna maksimal.

Rencana boleh ambisius apabila sumber daya yg dimiliki sanggup mendukungnya.

# 6. Sederhana dan Tidak Sulit Dilaksanakan (Aplikatif)

Rencana yg baik yaitu planning sederhana dan tidak susah dijalankan. Ini bukan berarti planning yg sulit dijalankan menjadi planning yg tidak baik.

Bukan begitu...

Jika ada cara yg lebih gampang maka itu lebih baik.

Effort yg minimal dengan hasil yg maksimal.

Perencaaan sudah tentu memperhitungkan segala kemungkinan yg ada. Kemungkinan yg paling gampang dijalankan yaitu pilihan yg diprioritaskan.

Proses Pembuatan Rencana

# 1. Menetapkan Tugas dan Tujuan

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan yaitu memutuskan kiprah dan tujuan.

Tugas yaitu ihwal apa yg akan dilsayakan oleh pihak "siapa" yg ditunjuk.

Tujuan yaitu apa yg akan diperoleh. Nilai yg ingin didapatkan.

Tugas yg dijalankan yaitu untuk mencapai tujuan yg diinginkan. Tugas niscaya selaras dengan tujuan.

Sebuah planning tidak sanggup disusun tanpa adanya tujuan yg jelas.

# 2. Observasi dan Analisa

Langkah selanjutnya yaitu melsayakan observasi terhadap hal hal yg berkaitan dengan perjuangan mencapai tujuan yg ditentukan.

Beberapa data dikumpulkan dan dilsayakan analisa untuk menentukan bagaimana cara yg akan digunakan untuk menjalankan rencana.

# 3. Menyiapkan Beberapa Kemungkinan

Setelah beberapa data dianalisa, tahap selanjutnya yaitu menyiapkan beberapa alternatif atau opsi dalam perencanaan.

Setiap planning paling tidak harus menyiapkan beberapa kemungkinan dalam mencapai tujuan.

Alternatif alternatif lain sanggup disiapkan dalam perencanaan.

Ada kemungkinan sebuah planning tidak sanggup berjalan maksimal. Untuk itu planning alternatif yg sanggup digunakan harus disiapkan.

Misalnya lamanya penyelesaian kiprah yg ternyata meleset, efisiensi biaya kurang dari sasaran yg direncanakan dan lain sbgnya.

# 4. Membuat Sintesa

Sintesa yaitu menggabungkan banyak sekali kemungkinan yg ada sbg alternatif yg akan dipilih.

Setiap kemungkinan mempunyai kelemahan masing masing, menggabungkan beberapa kemungkinan sanggup saja membuat. planning alternatif yg jauh lebih baik.

Siapa Pembuat Rencana?

# 1. Panitia Perencanaan

Panitia perencanaan terdiri dari banyak sekali unsur yg mewakili beberapa pihak yg berasal dari struktur organisasi perusahaan.

Setiap wakil membawa rencana, keinginan dan misinya sendiri.

Semua inspirasi yg berasal dari perwakilan kelompok ini akan digabung dan dibahas sampai detail untuk dijadikan planning perusahaan.

Ada perbedaan bahasan perencanaan dari tiap tiap wakil sesuai dengan divisi dan tingkatannya. Secara umum perencanaan menurut tingkat manajemen dibagi atas:

# Manajemen Puncak

Perencanaan pada jenjang administrasi ini bersifat:

1. Strategis
2. Merumuskan tujuan jangka panjang
3. Pengambilan keputusan
4. Perencanaanya dijadikan fatwa oleh administrasi ditingkat yg lebih bawah

# Manajemen Tingkat Menengah

Perencanaan administrasi tingkat mengah (middle) ini cenderung bersifat administratif dan menyiapkan banyak sekali alternatif cara untuk diteruskan kepada administrasi tingkat dibawahnya.

# Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan pada administrasi tingkat bawah lebih fokus terhadap perencanaan teknis dilapangan. Perencanaan administrasi tingkat bawah lebih detail bahkan sangat detail untuk mengeksekusi perencanaan yg telah disusun oleh administrasi tingkat menengah.

# 2. Bagian Perencanaan

Ada beberapa perusahaan yg memang memilliki unit khusus hanya untuk melsayakan perencanaan.

Tugasnya hanya untuk menyusun planning dan tidak ada unsur yg menjadi wakil dari sebuah bab dari organisasi perusahaan.

# 3. Tenaga Staf

Secara fungsional, didalam sebuah perusahaan umumnya terdapat dua kelompok, yaitu:

1. Pelaksana. Sebuah kelompok yg menangangi pekerjaan secara langsung
2. Staf. Bisa dikatakan sbg pemikir yg secara tidak pribadi menghasilkan produk perusahaan. Tugas utamanya yaitu melsayakan analisa terhadap data data yg ada dan kemudian merencanakan sesuatu menurut hasil analisa terhadap data tersebut.

Bentuk Bentuk Perencanaan

# 1. Rencana Global

Rencana global sanggup dikatakan sbg visi perusahaan, arah perusahaan. Akan dibawa kemana perusahaan ini nantinya.

Ada beberapa hal yg menjadi pertimbangan dalam menyusun planning global perusahaan yg biasa dikenal dengan nama analisa SWOT. (Streng, Weakness, Opportunity, Treath)

A. Strenght | Kekuatan

Strenght yaitu semua hal yg menjadi kekuatan utama dari perusahaan.

Misalnya PT Semen Gresik atau kini menjadi PT Semen Indonesia kekuatan utamanya yaitu pada land bank dan izin ekplorasi pegunungan semen yg melimpah. Perusahaan kompetitor sejenis kesulitan dalam hal ini.

Kekuatan lainnya yaitu "brand" dan market share yg dikuasai sudah menyebar hampir menyeluruh wilayah di Indonesia. Pesaingnya masih belum mencapai tahap ini.

B.Weakness | Kelemahan

Weakness atau kelemahan yaitu sisi lain dari strenght yg dimiliki oleh perusahaan.

Misalnya PT Semen Indonesia tadi, salah satu weakness mereka yaitu status BUMN-nya.

BUMN sanggup sangat bersahabat dengan pemerintah dan PT Semen Indonesia berpotensi ditunggani jadwal politik atau semacamnya.

Kelemahan lain yaitu adanya resistensi dari masyarakat apabila hendak melsayakan ekspansi perjuangan dengan mengadakan ekplorasi lahan baru.

Isu lingkungan selalu menyulitkan PT Semen Indonesia dalam membangun pabrik gres yg bahan. bsayanya akan menambang lahan "pegunungan".

C. Opportunity | Peluang

Peluang yaitu kesempatan terbuka untuk mendapat hasil yg maksimal yg dimiliki oleh perusahaan.

Merajuk pada contoh PT Semen Indonesia tadi, peluang perjuangan masih terbuka lebar dengan status indonesia sbg negara berkembang. Negara berkembang yg mempunyai ribuan proyek fisik, infrasturktur yg membutuhkan semen. Belum lagi mengenai pangsa pasar rumah tangga.

Kebutuhan semen dalam negeri masih tidak sanggup dipenuhi sepenuhnya

Ini yaitu peluang yg sangat besar dengan jumlah kompetitor masih sanggup dihitung dengan jari.

C. Threath | Hambatan

Treath yaitu tekanan dan kendala yg menempel pada perusahaan.

Tekanan atau kendala sanggup berasal dari internal atau eksternal perusahaan bahkan sanggup menempel kapan saja dengan bidang industri yg dibidangi oleh perusahaan.

Misalnya masih mengenai PT Semen Indonesia, adanya teknologi gres dalam pendirian sebuah bangunan yg tidak terlalu membutuhkan semen sanggup menjadi bahaya tekanan bagi perusahaan semen.

Mungkin nanti akan ditemui teknologi gres yg sanggup mengurangi penggunaan semen. Contoh sederhanya yaitu penggunaan bata ringan yg pemasangannya tidak terlalu membutuhkan semen.

Selain itu, sbg BUMN kondisi sanggup tidak stabil apabila kondisi politik sedang bergejolak. Pergantian menteri BUMN misalnya, maka sanggup saja arah kebijakan menteri yg gres berbeda dengan sebelumnya.

Analisis SWOT tersebut harus dipertimbangkan dalam administrasi perencanaan perusahaan. Hasil analisa ini akan menjadi fatwa untuk perencanaan lanjutan yg lebih rinci dan spesifik.

# 2. Rencana Strategis

Rencana strategis yaitu bab dari planning global namun lebih detail dan terperinci.

Rencana strategis menyusun rancangan yg akan dijalankan dalam mencapai planning global.

Biasanya planning strategis yaitu planning jangka panjang perusahaan dan memakai sistem prioritas dimana planning yg menjadi prioritas akan dijalankan terlebih dahulu.

Ada beberapa alasan mengapa planning strategis disusun:

1. Sebagai fatwa bagi perencanaan lain yg akan dijalankan
2. Memudahkan pemahaman perencanaan lainnya
3. Titik awal dalam evaluasi semua acara yg dilsayakan oleh administrasi dan pihak lainnya.

# 3. Rencana Operasional

Perencanaan operasional yaitu planning ihwal acara operasional yg akan dilsayakan dalam jangka pendek.

Ada dua tipe dalam perencanaan operasional, yaitu perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap.

A. Rencana Sekali Pakai | Single Use Plan

Rencana sekali pakai yaitu perencanaan yg tidak akan digunakan kembali sesudah tujuannya tercapai.

Misalnya planning pembelian mesin.

Setelah mesin berhasil terbeli, maka tidak ada planning membeli mesin kembali setidaknya dalam beberapa tahun kedepan.

B. Rencana Tetap | Standing Plan

Rencana tetap yaitu perencanaan operasional yg tetap akan digunakan kembali walaupun tujuannya telah tercapai.

Biasanya perencanaan tetap dilsayakan menurut pendekatan standar dan penanganan kondisi yg sudah sanggup diperkirakan sebelumnya.

Misalnya, pembelian bahan. bsaya, pembelian persediaan, pembelian perlengkapan dan yg lainnya. Kegiatan itu nanti akan dilsayakan berulang tiap waktu.