Ruang lingkup sistem warta administrasi terdiri dari 4 lingkup. Sesuai dengan namanya, ruang lingkup sistem warta administrasi terdiri dari:
- Data
- Sistem
- Informasi
- Manajemen
 |
| Ruang Lingkup Sistem Infomrasi Manajemen | source : prestashopmanager.com |
1. Data
Salah satu kiprah sistem warta administrasi yaitu mengumpulkan data kemudian dioleh sehingga data data tersebut menjadi sebuah warta yg mempunyai kegunaan bagi pihak yg membutuhkan.Data yg bagaimana yg dikumpulkan dan dioleh oleh sistem warta administrasi ?
Data yaitu fakta mentah yg masih belum mempunyai manfaat atau keuntungannya tidak optimal. Belum menjadi warta yg mempunyai kegunaan bagi perusahaan. Agar data bisa mempunyai manfaat yg optimal dan berguna, maka data perlu diolah oleh sistem warta manajemen.
Data yg dimaksud dalam sistem warta administrasi terdiri dari fakta dan angka mengenai perusahaan. Baik data yg berasal dari internal ataupun data yg berasal dari eksternal perusahaan.
# Data Internal
Data internal perusahaan menggambarkan kondisi internal perusahaan. Misalnya data pegawai, data keuangan, data biaya produksi, data persediaan dan lain sbgnya.# Data Eksternal
Data eksternal peursahaan merupakan citra mengenai kondisi dan situasi yg ada diluar perusahaan atau yg bisa kuat pada perusahaan. Contohya data pengguna produk, tingkat kepuasan konsumen, persebaran produk dan pangsa pasarnya. dan sbgnya.Apabila dilihat dari jenisnya, maka data bisa dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu data kuantitatif dan data kualitatif.
# Data Kuantitatif
Data kuantitatif bisa tunjukkan dengan angka angka. Contoh data kuantitatif yaitu jumlah biaya promosi, jumlah pegawai, biaya gaji, harga produk, kuantitas persediaan, jumlah bahan. bsaya dan lain sbgnya.# Data Kualitatif
Data kualitatif yaitu data yg tidak bisa ditunjukkan dengan angka angka, tapi disajikan dalam bentuk kata kata yg mempunyai arti/makna. Contoh data kualitatif yaitu kepuasan konsumen, respon dan persepsi pelanggan terhadap produk yg gres diluncurkan dan lain sbgnya.2 .Sistem
Sistem yaitu adonan atau kumpulan dari banyak sekali elemen yg saling terhubung dan bekerja sama dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan.
Ruang lingkup sistem pada perusahaan yaitu sistem warta mengenai hal hal yg berafiliasi dengan kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sistem yg didesain untuk mengumpulkan seluruh data yg ada baik internal maupun eksternal perusahaan dan mengolahnya menjadi sebuah warta yg mempunyai kegunaan bagi perusahaan dan stakeholder yg berafiliasi dengan perusahaan.
3. Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yg mempunyai arti dan manfaat yg bisa dijadikan sbg bahan. pertimbangan dalam pembuatan keputusan stakeholder perusahaan.
Informasi yg dihasilkan dalam lingkup sistem warta administrasi yaitu warta yg berkualitas yg mempunyai manfaat yg optimal. Informasi harus relevan, sayarat dan sempurna waktu.
# Relevan
Informasi dalam ruang lingkup sistem warta administrasi harus relevan. Informasi yg relevan didalamnya berisi warta informasi yg mempunyai kegunaan bagi pemakainya. Informasi yg mempunyai keterkaitan dengan kondisi dan situasi yg dialami oleh perusahaan dan yg kemungkinan akan dialami dimasa mendatang.
Misalkan, seorang manajer sumber daya insan (human resource)ingin mengetahui perihal jumlah pegawai, kinerja bawahan, produktifitas karyawan namun diberikan warta mengenai laporan arus kas perusahaan. Maka warta arus kas perusahaan tersebut yaitu warta yg TIDAK RELEVAN.
Karena manajer SDM tidak mendapat manfaat apapun dari warta arus kas tersebut. Informasi tidak berkaitan dengan sumber daya manusia. Manajer SDM tentu tidak bisa menimbulkan warta laporan arus kas tersebut sbg bahan. pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Tentu hal yg berbeda kalau warta laporan arus kas tersebut disajikan kepada manajer keuangan. Maka akan sangat relevan.
# Akurat
Informasi yg sayarat menjadi syarat wajib dalam sistem warta manajemen. Informasi sayarat merupakan warta yg sempurna presisi dengan kesalahan yg minimal. Informasi sayarat akan diperoleh bila data data yg dioleh sebelumnya yaitu data yg benar benar valid tidak dimanipulasi.
Karena warta akan digunakan sbg bahan. pertimbangan dalam pengambilan keputusuan, ketidak-sayaratan warta bisa mengakibatkan keputusan yg diambial akan merugikan. Salah dalam mengambil keputusan alasannya yaitu warta yg dijadikan fatwa ternyata tidak sayarat.
# Tepat Waktu
Informasi sempurna waktu maksudnya yaitu warta yg dihasilkan sistem warta administrasi tidak terlambat disajikan kepada pihak yg membutuhkan. Diterima ketika diperlukan. Informasi yg disajikan tidak sempurna waktu akan kehilangan sebagian bahkan keseluruhan nilai warta tersebut.
Kondisi dan keadaan internal dan eksternal perusahaan bisa dengan cepat berubah. Waktu bisa berjalan dengan cepat. Informasi yg tidak sempurna waktu akan berkurang keuntungannya bahkan tidak bermanfaat.
Ketika unsur diatas harus dipenuhi dalam sebuah pelaporan informasi. Apabila salah satu tidak dipenuhi, maka warta yg dihasilkan berkurang keuntungannya bahkan bisa menyesatkan.
4. Manajemen
Ruang lingkup administrasi berada pada proses maupun acara yg dijalankan untuk mengelola perusahaan. Kegiatan yg dilsayakan menyerupai melsayakan perencanaan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan operasional perusahaan biar tujuan perusahaan tercapai.
Tambahan.:
# Sistem Informasi
Lingkup sistem warta pada perusahaan yaitu menygkut pengumpulan data transaksi harian, pengolahan, membantu operasional perusahaan, merumuskan metode yg akan dipakai, dan menginformasikan temuan hasil olah data yg dilsayakan kepada pihak pihak yg membutuhkan.
Ada beberapa pola sistem informasi, berikut diantaranya :
- Transaction Processing System (TPS)
- Knowledge Work System (KWS) and Office Automation System (OAS)
- Information Management System (IMS)
- Decision Support System(DSS)
- Group Decision Support System (GDSS)
- Computer Support Collaborative Work System (CSCW)
- Executive Support System (ESS)
- Expert System (ES) and Artificial Inteligent (AI)
Baca lebih lanjut : Contoh Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan
Hal yg paling mencolok dari sistem warta manajemen (SIM) yaitu penggunaan teknologi informasi. Khususnya komputer sbg alat bantunya.
Ruang lingkup sistem warta administrasi bisa dikatakan sbg kombinasi antara sumber daya insan dan kemampuan komputer yg bisa mengumpulkan data, menentukan data, mengolah data, menyimpan data dan penggunaan data sampai menjadi sebuah warta yg dibutuhkan oleh pihak yg berkepentingan.
