Ini 4 Fungsi Administrasi Dan Penjelasannya

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yg dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

1. Planning (fungsi perencanaan)
2. Organizing (fungsi pengorganisasian)
3. Actuating / Directing (pengarahan)
4. Controlling (pengendalian)

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus bisa menguasai seluruh fungsi administrasi yg ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi administrasi berdasarkan para mahir yg satu dengan yg lainnya secara umum mempunyai banyak kesamaan. Fungsi administrasi berdasarkan Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning ialah bagaimana perusahaan memutuskan tujuan yg diinginkan dan kemudian menyusun planning taktik bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi aneka macam planning alternatif sebelum memutuskan sebab ini ialah langkah awal yg bisa besar lengan berkuasa secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi administrasi yg lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yg matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa kegiatan dalam fungsi perencanaan

• Menetapkan arah tujuan dan sasaran bisnis
• Menyusun taktik untuk mencapai tujuan tersebut
• Menentukan sumber daya yg dibutuhkan
• Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang administrasi bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memperlihatkan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memperlihatkan pentunjuk contoh penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab administrasi puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yg akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada administrasi menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana ialah pihak yg bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yg baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

• Mempunyai tujuan yg jelas
• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
• Memuat analisis pada pekerjaan yg akan dilsayakan
• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yg terjadi
• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yg selaras pada setiap bagian
• Segala sesuatu yg tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

• Bisa membuat. pelaksanaan kiprah jadi sempurna dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yg sama
• Dapat menghindari kesalahan yg mungkin akan terjadi
• Memudahkan pengawasan
• Menjadi pemikiran dasar di dalam menjalankan kegiatan

Baca penjelasan lebih lanjut : Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen (Manajemen Planning)
 

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) ialah pengaturan sumber daya insan dan sumber daya fisik yg dimiliki semoga bisa menjalankan rencana-rencana yg sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yg diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, kiprah dan wewenang yg ada dijadikan satu kesatuan yg kemudian digerakkan melakukan apa yg sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan memilih orang-orang yg dibutuhkan dalam menjalankan kiprah yg telah dibagi-bagi.

Tugas apa yg harus dikerjakan ?

Siapa personil yg akan melsayakannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yg harus bertanggung jawab terhadap kiprah tersebut ?

Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

• Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan memutuskan tugas-tugas serta memutuskan mekanisme yg diperlukan
• Menetapkan struktur perusahaan yg memperlihatkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
• Merekrut, menyeleksi, dan melsayakan training serta pengembangan tenaga kerja
• Menempatkan tenaga kerja pada posisi yg pas dan paling tepat.

# Unsur Unsur Organizing

• Sekelompok orang yg diarahkan untuk bekerja sama
• Melsayakan kegiatan yg sudah ditetapkan
• Kegiatan  yg diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
• Menciptakan spesialisasi ketika menjalankan tugas
• Personil dalam perusahaan mengetahui kiprah apa yg akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

• Pendelegasian wewenang dari administrasi puncak kepada administrasi pelaksana.
• Adanya pembagian kiprah yg jelas.
• Mempunyai manajer puncak yg profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yg dilsayakan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan ialah upaya untuk membuat suasana kerja dinamis, sehat semoga kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

• Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
• Memberi kiprah serta penjelasan secara rutin perihal pekerjaan
• Menjelaskan semua kebijakan yg sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi administrasi ialah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian ialah upaya untuk menilai suatu kinerja yg berpatokan kepada standar yg telah dibuat, juga melsayakan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

• Mengevaluasi keberhasilan dan sasaran dengan cara mengikuti standar indikator yg sudah ditetapkan
• Melsayakan penjelasan dan koreksi terhadap penyimpangan yg ditemukan
• Memberi alternatif solusi yg mungkin bisa mengatasi dilema yg terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

• Routing (jalur), manajer memutuskan cara atau jalur supaya bisa dengan gampang mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
• Scheduling (penetapan waktu), Manajer memutuskan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yg bersiklus mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yg dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
• Dispatching (perintah pelaksanaan), ialah pengawasan yg berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai sempurna waktu. Perintah bisa membuat. sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yg terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan gampang diidentifikasi siapa yg melsayakan kesalahan
• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yg ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memperlihatkan peringatan terhadap pihak yg sengaja atau tidak sengaja melsayakan kesalahan dan memperlihatkan petunjuk supaya kesalahan yg sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yg baik ialah pengawasan yg sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau abjad dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yg baik dilsayakan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata contoh dan planning perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.