Fungsi Pengawasan Dalam Administrasi (Controlling) Dan Jenisnya

Fungsi pengawasan dalam manajemen ialah proses memastikan bahwa semua yg dijalankan telah sesuai dengan pola yg sudah direncanakan. Fungsi manajemen pengawasan juga disebut dengan fungsi pengendalian atau controlling.

Fungsi ini menjadi kesatuan sbg fungsi manajemen. selain fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian dan fungsi pengarahan.

Pengawasan dibutuhkan untuk menuntaskan masalah. Tapi kadang justru menjadi masalah. Masalah ibarat apa? dan apa saja jenis jenis fungsi pengawasan yg diharapkan manajemen? Mari lanjut memaca.

Mengapa Fungsi Pengawasan Diperlukan Manajemen?

Untuk menghindari masalah. Dan juga penyimpangan.

Anda pernah ujian dikelas? UTS atau UAS? Didepan guru atau dosen.

"saya beri waktu 1 jam. Dilarang menyontek. kalau tertangkap tangan akan dikeluarkan. Tidak boleh ikut ujian"

Ini kata mereka ketika memulai ujian. Dan mereka pun bangkit atau duduk didepan kelas: mengawasi. Mengamati: apa ada yg berbuat curang. Mencontek atau "ngrepek" catatan kecil.

Hasilnya: tetap ada yg berbuat curang. Atau berusaha berbuat curang. Mencontek. Termasuk mungkin anda. Iya anda. Ayolah.... ngsaya saja. Jangan tertawa.

Baygkan, mencontek dalam kondisi: ada yg jaga. Ada gurunya. Atau dosennya. Bagaimana kalau tidak dijaga? tidak diawasi? ditinggal pergi dosen ketoilet?

Lihatlah, itu hanya urusan kecil: nilai ujian.

Bagaimana dengan perusahaan? Urusannya ialah uang. Jutaan. Milyaran. Bahkan Triliunan. Masalah penting: urusan perut. Dan isinya.

Diawasi saja ada yg berusaha curang. Apalagi tidak. Itulah mengapa fungsi pengawasan dalam manajemen sangat diperlukan: meminimalisir penyimpangan yg merugikan.

Bagaimana Pengawasan Dijalankan?

Berdasarkan peraturan perusahaan. Juga peraturan perundang undangan. Dan menurut pola yg telah direncanakan sebelumnya.

Ini yg harus ada dalam proses pengawasan

1. Ada objek yg diawasi
2. Ada hukum sbg landasan dilsayakan pengawasan
3. Pihak atau personil pengawas
4. Tindakan pengamatan

Siapa yg akan diawasi? Dan yg mengawasi?

Semua yg ada didalam perusahaan. Tanpa terkecuali. 

Kuli, pegawai, atasan, atasannya atasan, bahkan atasan yg paling atas (manajemen puncak) ikut diawasi.

sumber gambar pngtree

Yang mengawasi ialah atasannya masing masing. Dalam tingkatan manajemen: setiap pihak ada levelnya sendiri-sendiri. Kuli atau karyawan terendah diawasi oleh mandor. mandor diawasi oleh quality controller. Quality controller diawasi oleh atasannya. Atasannya diawasi oleh atasannya. Atasan atasannya diawasi oleh atasan atasan atasanya. Begitu terus. Hingga atasan paling atas. Hingga lelah mendongak.

Siapa yg mengawasi manajemen yg paling atas? Pemilik perusahaannya. Bisa dari eksternal. Atau komisarisnya.

Jenis Jenis Pengawasan

Umumnya, ada 3 jenis pengawasan yg sering diaplikasikan. Oleh perusahaan. Untuk mengontrol kegiatannya.

1. Preventif dan Represif
2. Aktif dan Pasif
3. Internal dan Eksternal

1. Preventif dan Represif

Pengawasan ini berbicara: waktu pelaksanaan pengawasan. Kapan pengawasan akan dilsayakan? Sebelum atau sehabis dilaksanakan kegiatan? mana yg lebih baik?

# Pengawasan Preventif

"Sedia payung sebelum hujan". Atau "Mencegah lebih baik daripada mengobati"

Dua istilah umum. Yang sering anda dengar. Itulah citra pengawasan preventif: pencegahan. 

Apa yg dicegah? 

Mencegah kecurangan. Mencegah kerugian. Mencegah kerusakan. Mencegah kelalaian. Mencegah sesuatu yg jelek terjadi. Mencegah sesuatu yg tidak diinginkan terjadi. Sebelum aktivitas tersebut dilsayakan.

Potensi penyimpangan dapat dicegah. Sedini mungkin.

Contoh dalam manajemen? Banyak.

Contoh kecil saja: asuransi. Manajemen biasanya mengasuransikan aset yg berharga. Gedung, kendaraan, dan aset penting yg lain. Bahkan aset tidak penting juga diasuransikan.

Tujuannya untuk berjaga jaga. Tsayat terjadi sesuatu yg buruk. Menimpa aset perusahaan. Jika misal ada musibah, perusahaan tidak akan menanggung kerugian. Bisa di klaim ke perusahaan asuransi. Aman. Aset dapat cepat kembali. Perusahaan dapat beroperasi lagi.

Itu contoh tindakan pengawasan preventif. Dilsayakan dahulu. Bayar premi asuransi dulu. 

Masih banyak contoh lain lagi. Misalnya, dalam menangani penjualan barang dagang secara kredit. Artinya: perusahaan akan punya piutang. Dan piutang rawan tidak tertagih. Ujung ujungnya: rugi.

Jika biasanya hanya diberikan nota penjualan. Sebagai bukti penagihan kepada customer. Maka perusahaan dapat menerbitkan wesel. Ketika transaksi jual beli kredit tersebut. Wesel lebih kuat. Ada hitam diatas putih. Bentuknya perjanjian resmi. Termasuk jatuh temponya.

Penerbitan wesel ini ialah tindakan preventif. Pengawasan piutang yg lebih aman. Dilsayakan semenjak awal. Bukan ketika pelanggan sudah tidak berpengaruh bayar.

# Pengawasan Represif

Pengawasan represif kebalikan dari pengawasan preventif. Pengawasan dilsayakan ketika segala sesuatu sudah terjadi. Sudah selesai. Bukan di awal. Atau sebelum aktivitas dilsayakan.

Lhooo.. kalau sudah terjadi, apanya yg mau diawasi?

Fungsi pengawasan represif ini bersifat evaluasi. Gunanya: mencegah penyimpangan yg dapat terjadi di tahun depan. Juga mengevaluasi taktik yg sudah dijalankan: dipertahankan apa tidak.

Dan jangan lupa. Ada banyak kondisi yg tidak dapat di antisipasi sebelumnya. Sebelum sesuatu terjadi. Ada banyak hal yg gres dapat diketahui setelah sesuatu terjadi. Sesuatu yg tidak terpikirkan. Termasuk adanya perubahan.. Dari luar atau dalam.

Contohnya?

Laporan keuangan. Ada banyak jenis laporan keuangan. Misalnya: laporan keuntungan rugi perusahaan. Laba rugi perusahaan akan diketahui setelah perusahaan beroperasi. Setelah perusahaan melsayakan penjualan. Periode berakhir. Akhir tahun. 

Tidak mungkin perusahaan mendapat laba: sebelum melsayakan apa apa.

Diawal tahun, niscaya ada rencana. Ada sasaran dan tujuan. Termasuk sasaran penjualan. Target penghematan biaya. Target keuntungan rugi.

Berhasil tidaknya planning tersebut: dapat diketahui setelah semua selesai dilsayakan. Apakah sudah memenuhi target? sesuai rencana? atau ada perubahan. perubahan.? dan juga penyimpangan?

Baru jadinya dievaluasi. Untuk perencanaan tahun depan.

• Baca juga: Fungsi Perencanaan dalalam Manajemen

2. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif dan pasif berkaitan dengan seberapa erat pengawasan itu dilsayakan. Dekat atau jauh. Langsung atau tidak langsung. Berada dilokasi atau tidak dilokasi. Dilihat eksklusif atau tidak.

# Pengawasan Aktif

Pengawasan aktif ialah pengawasan yg dilsayakan ditempat aktivitas dilsayakan. Disaksikan secara langsung. Dilokasi. Oleh yg mengawasi. Istilahnya: On the spot.

Enaknya, ketika terjadi sesuatu yg tidak sesuai: eksklusif ketahuan. Saat itu juga. Sekaligus dapat eksklusif di perbaiki. Agar sesuai dengan yg telah direncanakan.

Ada langkah eksklusif yg dapat diambil. Saat itu juga. Saat kesalahan terjadi.

Dan bukan hanya itu. Pengawasan aktif, secara psikologis. Akan mensugesti tingkah lsaya pelaksana. Atau pegawai. Yang melakukan pekerjaannya. Mereka cenderung berhati hati. Sebisa mungkin menghindari kesalahan. Karena merasa diawasi secara langsung. Oleh atasannya. Atau suruhan atasannya.

Contohnya: controller atau mandor disebuah proyek. Kuli dan tukang niscaya akan hati hati. Dalam pekerjaannya. Mereka tsayat: "disemprit" mandornya. Bisa dimarahi. Bisa dipotong bayarannya. Karena mereka merasa diawasi. Secara langsung. Dilokasi. Saat itu juga. Dan dikontrol pekerjaannya. Juga kualitas garapannya.

Jika mereka melsayakan kesalahan: eksklusif ditegur. Langsung disuruh memperbaiki. Saat itu juga. Tidak peduli alasan yg mereka kemukakan.

# Pengawasan Pasif

Pengawasan pasif kebalikan dari pengawasan aktif. Tidak diawasi secara eksklusif dilokasi: dari jauh.

Pengawasnya tidak ada ditempat. Ditempat yg lain. Diawasi dari jauh.

Bagaimana cara mengawasinya?

Melihat laporannya. Laporan hasil kerja bawahannya. Laporannya dapat macam macam. Ada laporan yg harus diberikan secara berkala. Ada laporan insidentil. Atau dadakan. Bisa lewat surat pengaduah.

Misalnya: laporan hasil penjualan bulanan. Laporan hasil produksi. Laporan progres kerja. Dan laporan laporan lain. Yang dibutuhkan.

3. Pengawasan Internal dan Eksternal

Laporan internal dan eksternal berkaitan dengan ini: pihak yg melsayakan pengawasan. Atau siapa pengawasnya: orang dalam atau orang dari luar perusahaan.

# Pengawasan Internal

Pengawasan internal ialah pengawasan yg dilsayakan oleh orang dalam perusahaan. Orang dari internal perusahaan. Pegawai perusahaan alias teman sendiri.

Pengawasan internal dapat melsayakan pengawasan secara eksklusif atau tidak langsung. Aktif atau pasif. Preventif atau represif.

Keunggulannya: sbg orang dalam perusahaan. Pengawas tahu betul seluk beluk operasi perusahaan. Tahu lebih detail. Bisa dengan simpel mengawasi. Jika ada penyimpangan: simpel ketemu.

# Pengawasan Eksternal

Yang ini kebalikannya. Pengawasan dilsayakan oleh pihak dari luar perusahaan. Lho kok bisa? kok boleh orang luar mengawasi perusahaan?

Perlukah?

Perusahaan sudah diawasi oleh pihak internal perusahaan. Apa masih harus diawasi oleh orang luar?

Siapa yg boleh mengawasi?

Pengawasan eksternal pada jaman sekarang: wajib. Jika perusahaan ingin maju. Pengendalian internal saja belum cukup.

Apa yg harus diawasi?

Kalau bisa: semuanya.

Bahkan pengawas dari luar perusahaan juga mengawasi pengawas internal. Banyak kasus: pengawas internal justru menjadi biang problem itu sendiri. Yang justru melsayakan penyimpangan.

Untuk mengawasi pengawas internal: butuh pengawas eksternal.

Manfaat lain: pengawas eksternal justru dapat independen. Lebih objektif dalam menilai sesuatu. Tidak punya kepentingan lain diperusahaan. Selain mengawasi.

Contohnya: pengendalian laporan keuangan: audit.

Misalnya; Auditor independen. Dari kantor sayantan publik. Yang menawarkan jasa audit. Terhadap laporan keuangan perusahaan.

Mereka akan menilik laporan keuangan. Yang disusun oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan yg data datanya diperoleh dari internal perusahaan.

Apakah laporan tersebut sudah disusun dengan benar? Tidak menyalapi peraturan yg ada? Juga menilik bukti buktinya. Dan menilik hal lain yg berkaitan.

Pengawasan eksternal: memastikan sekaligus memberi jaminan: Tidak ada penyimpangan yg material. Yang dapat merugikan perusahaan. Baik jangka pendek atau jangka panjang.

**

Tambahan.

# Pengawasan Kebenaran Formil dan Materiil

Pengawasan kebenaran formil ialah pengawasan terhadap segala sesuatu beraasarkan bukti yg tersedia. Bukti formal. Masalah administrasi. Tidak peduli bahwa yg dilsayakan tersebut justru tidak diperlukan.

Maksudnya begini. Misalnya: perusahaan membeli sebuah kendaraan. Yang ternyata kendaraan tersebut tidak dibutuhkan. Atau keuntungannya sedikit. Tidak mempunyai dampak yg signifikan terhadap operasi perusahaan.

Pengawasan kebenaran formil: menilik bukti pengadaan kendaraan tersebut: proses lelang, penunjukan eksklusif atau cara yg lain. Juga menilik surat suratnya: STNK, BPKB. Juga Nota pembeliannya, pajaknya. dan semua yg bekerjasama dengan pembelian kendaraan tersebut.

Jika semuanya lengkap. Tidak ada kecurangan. Atau hal yg merugikan. Pengawasan: sukses.

* Berbeda dengan Pengawasan kebenaran Materiil.

Pengawasan ini tidak hanya mencari bukti pengadaan kendaraan tersebut. Hal ini yg diawasi: Apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan prinsip ekonomi: pengeluaran yg digunakan. Dan biaya yg ditekan.

Tentang pembelian kendaraan tadi:

1. Apakah kendaraan dibutuhkan?
2. Seperti apa proses pengadaannya?
3. Apakah harga kendaraan terlalu mahal?
4. Apakah biayanya tidak dapat ditekan?

Pertanyaan itulah kira kira yg diperhatikan. Ketika melsayakan pengawasan materiil. Mungkin secara administrasi, atau pengawasan formil: terpenuhi. Surat suratnya lengkap. Administrasinya mapan. Tapi belum tentu kalau berbicara pengawasan kebenaran formil: efektif atau tidak efektif yg dilsayakan.

Jenis pengawasan yg mana yg harus dijalankan?

Semuanya harus dijalankan. Di kurun modern ini. Tanpa terkecuali. Semua jenis pengawasan diatas sangat diperlukan. Pengawasan aktif dan pasif, internal dan eksternal, preventif dan represif, juga formil dan materiil.

Semakin banyak pengawasan: semakin kecil peluang penyimpangan. Penyimpangan kecil: tujuan manajemen simpel tercapai. Tapi juga harus diingat: jangan lebih besar pasak dari pada tiang. Biaya pengawasan jangan justru jadi beban.

Pengawasan memang butuh biaya. Uang, waktu dan tenaga. Jangan hingga pengawasan justru membuat. biaya membengkak. Dan membatasi ruang gerak. Dan memagari kreatifitas. Fungsi pengawasan dilsayakan untuk mengatasi masalah. Bukan untuk membuat. problem baru.