Fungsi Pengorganisasian Dalam Administrasi (Organizing)

Apa itu Fungsi Pengorganisasian?

Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam administrasi yaitu proses mengatur tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam manajemen. Menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yg telah direncanakan.

Fungsi pengorganisasian bukan hanya mengatur orang. Tapi semua sumber daya yg dimiliki. Termasuk uang, mesin, waktu, dan semuanya. Tanpa terkecuali.

Mengapa fungsi organizing ini perlu dilsayakan? Sepenting apa perannya? Dan bagaimana fungsi pengorganisasian dilaksanakan? Juga ibarat apa prinsip prinsipnya?

Mari kita mulai.

Untuk mencapai tujuan perusahaan. 4 Fungsi manajemen wajib dijalankan. Salah satunya yaitu fungsi pengorganisasian.

Hal pertama untuk mengeksekusi perencanaan yaitu fungsi pengorganisasian.

Seberapa Penting Fungsi Pengorganisasian?

Lihat definisi fungsi administrasi pengoraganisasian diatas. Intinya adalah: mengatur. 

Organizing yaitu ihwal mengatur sumber daya. Mengatur biar tepat. Mengatur biar segala sesuatu berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan yg direncanakan sebelumnya.

Ada banyak orang dalam satu perusahaan. Setiap orang berbeda. Hampir di segala hal.

Keahliannya berbeda. Ilmunya berbeda. Motifasinya berbeda. Tingkah lsayanya berbeda. Hampir semuanya berbeda. 

Sementara mereka harus bekerja sama. Sementara mereka harus mewujudkan impian perusahaan bersama. Untuk itulah diharapkan sesuatu yg mengaturnya: fungsi pengorganisasian.

Yang andal menjual: biarlah menjadi marketing.

Yang andal sayantansi: biarlah menjadi belahan keuangan.

Yang andal mesin: biarlah menjadi teknisi.

Dan semua orang punya keahliannya sendiri. Dalam pengorganisasian: mereka diberi kiprah seusai dengan keahliannya. Sesuai kemampuannya. Sesuai kapasitasnya. Agar perusahaan bisa berjalan.

Coba baygkan. Jika tanpa ada fungsi pengorganisasian. Semua bekerja: tanpa diatur. Tanpa di organisir. Siapa mengerjakan apa: tidak jelas. Maka hanya tinggal menunggu waktu. Perusahaan akan gulung tikar.

Baygkan. Seorang teknisi mengurus pencatatan keuangan: kondisi keuangan tidak jelas.

Baygkan. Seorang bendahara memperbaiki mesin: tambah rusak.

Tidak akan bisa berjalan. Karena memang bukan kapasitasnya. Untuk itu penting administrasi menjalankan fungsi organizing.

Dengan fungsi pengorganisasian. Semua kegiatan menjadi praktis dijalankan. Semua sumber daya akan memperlihatkan hasil yg maksimal. Semua diatur sedemikian rupa.

Sumber daya apa yg harus digunakan. Mau dijadikan apa. Kapan harus digunakan. Dimana akan digunakan. Bagaimana cara menggunakannya. Siapa yg akan menggunakan. Semua menjadi jelas.

# Manfaat Fungsi Pengorganisasian 

Fungsi pengorganisasian wajib dilsayakan sebab banyak manfaatnya. Untuk perusahaan. Diantaranya:

1. Mempermudah koordinasi antar pihak dalam kelompok
2. Pembagian kiprah sesuai dengan kondisi kekinian perusahaan
3. Setiap individu mengetahui apa yg akan dilsayakan
4. Mempermudah pengawasan
5. Memaksimalkan manfaat spesialisasi
6. Efisiensi biaya
7. Hubungan antar individu semakin rukun

Kalau mau dirangkup. Seperti ini fungsi organizing dalam manajemen.

Bagaimana Proses Fungsi Pengorganisasian Dijalankan?

Ada beberapa tahapan dalam menjalankan fungsi pengorganisasian. Tidak serta merta pribadi main tunjuk.

#1. Mangacu pada Rencana dan Tujuan Manajemen

Proses pengorganisasian dalam administrasi berangkat dari sini: Rencana dan Tujuan. Yang telah disusun sebelumnya. Dan jangan lupa: fungsi pengorganisasian ini merupakan sanksi dari planning dan tujuan. Yang diinginkan sebelumnya.

Ini yaitu tahap awal dalam perjuangan merealisasikan planning manajemen. Desain fungsi pengorganisasian dipengaruhi dan diubahsuaikan dengan perencanaan. Arah pengorganisasian akan ditentukan disini.

Setiap personil harus memahami tujuan manajemen. Tanpa terkecuali. Agar arahnya benar. Agar bekerjanya bisa efektif. Agar biaya yg dikeluarkan sedikit.

#2. Menentukan Tugas Utama 

Rencana dan tujuan sudah didapat. Saatnya untuk memilih dan merinci kiprah utama pengorganisasian.

Manajemen punya banyak level. Memiliki sub-sub bagian. Dalam perusahaan terdapat manajemen keuangan, administrasi pemasaran, administrasi operasional. Dan sub administrasi lain. Di tingkatan atau level administrasi yg lain. Yang lebih tinggi, atau yg lebih rendah.

Pada tahap ini, kiprah utama setiap belahan administrasi ditentukan. Tugas yg diberikan berbeda. Dirinci sesuai dengan bidangnya.

Intinya: memutuskan struktur perusahaan. Supaya garisnya jelas. Kewenangannya jelas. Dan tanggung jawabnya juga jelas.

#3. Membagi Tugas kepada Individu

Ini lanjutan tahap kedua tadi. Setelah kiprah utama dirinci: siapa individu yg akan melsayakannya?

Tahap ini krusial. Eksekutor planning tadi yaitu individu. Keberhasilannya ditentukan oleh individu yg menjalankan. Salah memilih orang: risiko gagal lebih besar. Pada belahan ini harus hati-hati.

Setiap pekerjaan harus diserahkan kepada ahlinya. Yang sudah terbutki rekam jejaknya. Dan juga pengalamannya. Mulai dari pekerjaan besar, sampai pekerjaan kecil. Harus dikerjakan oleh orang yg tepat. Tidak main asal tunjuk.

Ini juga berarti: mendelegasikan kewenangan. Kepada individu yg dianggap mampu. Mengerjakan kiprah yg diberikan. Hal ibarat ini kita kenal sbg: departemen. Atau departemenisasi.

#4. Mengalokasikan Sumber Daya

Tugas sudah ditentukan. Orangnya sudah ditunjuk. Kini saatnya untuk mengalokasikan sumber daya perusahaan. Untuk dimanfaatkan, digunakan, dan memperlihatkan manfaat yg maksimal.

Apa yg dimiliki perusahaan? uang? mesin? bahan.? pasar? resep? atau metode?

Semuanya diperhitungkan. Digunakan. Dan dialokasikan secara tepat. Untuk memperlihatkan laba bagi perusahaan. Mau diapakan, terserah.

Yang penting sesuai dengan perencanaan. Yang penting sesuai dengan tugas. Yang penting bisa menghasilkan. Dan yg memakai sumber daya yaitu personel individu yg ditunjuk tadi.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen dan Penjelasan Detailnya

#5. Evaluasi Strategi Pengorganisasian

Evaluasi yaitu tahap terakhir. Akankah taktik pengorganisasian akan berjalan sesuai yg diharapkan? adakah penyimpangan? adakah perubahan.?

Atau trategi pengorganisasian yg disusun justru menjadi sumber problem itu sendiri?

Inilah gunanya evaluasi. Melihat kembali yg terjadi. Dan mengantisipasi yg akan terjadi. Semua hal buruk bisa saja terjadi. Kapan saja. Perubahan. tidak mengenal waktu. Kadang tanpa disertai alasan. Tiba datang kondisi mengalami perubahan.. Drastis. Sesuatu yg tidak diprediksi sebelumnya. Yang artinya taktik pengorganisasian: tidak sesuai. Dengan kondisi kekinian. Bisa-bisa: gagal.

13 Prinsip Pengorganisasian

Ada syaratnya. Agar pengorganisasian berjalan sukses. Setidaknya harus memenuhi 13 prinsip pengorganisasian dibawah ini.

#1 Kekuasaan dan Tanggung Jawab

Ini sudah sangat jelas. Setiap departemen punya wewenang dan tanggungjawabnya masing masing. Setiap kelompok dan individu: kekuasaan dan tanggung jawabnya tidak sama. Dipisah. Sesuai dengan posisi dan tugasnya.

Hierarkinya: jelas. Hitam diatas putihnya juga jelas. Dan hukuman bagi yg melanggar juga harus jelas.

#2 Disiplin

Disiplin wajib hukumnya. Jika ingin sukses dlam hal apa saja. Terlebih lagi dalam perusahaan. Di dalam organisasi, disiplin bukan hanya sekedar tepat waktu. Tapi juga sesuai dengan prosedur. Sesuai dengan kewenangan. Dan sesuai dengan tanggung jawabnnya.

Kegagalan acara bisa berawal dari problem disiplin. Ketidakdisiplinan hanya akan membuat. masalah. Setiap problem hanya akan membuat. pekerjaan menjadi berat.

#3 Keterpaduan Arah

Setiap individu bekerja dengan kiprah sendiri. Setiap kelompok juga bekerja dengan tugasnya sendiri. Setiap departemen sibuk dengan pekerjaannya sendiri. Organizing memang membuat.nya mempunyai kiprah yg berbeda.

Tapi.

Meskipun bekerja sendiri. Sesuai dengan bidangnya. Tapi antara satu dan yg lainnya saling berkaitan. Tetap dalam satu koridor. Satu tujuan. Seperti yg telah disusun dalam perencanaan.

Pekerjaan setiap orang memang berbeda. Tugas setiap departemen memang berbeda. Tapi tujuannya sama. Tujuannya hanya satu.

#4 Kesatuan Perintah

Mungkin anda ingat militer. Tentang kesatuan perintah. Dimana komandan selalu didengar. Perintahnya selalu dikerjakan. Tidak peduli kondisnya ibarat apa. Tidak peduli sobat sebelah berbicara apa. Perintah komandan harus dilaksanakan.

Begitu juga dengan organisaasi administrasi perusahaan. Perintah dari atasan harus dijalankan. Atasan yg mana?

Pertanyaan ini penting: atasan yg mana? Yang harus didengarkan.

Terkadang beberapa atasan mempunyai perintah yg berbeda. Dan anak buah akan bingung. Harus menjalankan yg mana. Inilah pentingnya kesatuan perintah. Tidak terjadi simpang siur perintah. Yang harus dijalankan oleh bawahan.

Semua menjadi jelas. Perintahnya. Tugasnya. Tanggung jawabnya. Evaluasinya. Dan ini: misal kalau gagal, praktis siapa yg akan ditunjuk hidungnya.

#5 Sub-Ordinasi Kepentingan

Maksudnya yaitu mengutamakan kepentingan perusahaan. Kepentingan umum organisasi diatas kepentingan departemen. Kepentingan departemen diatas kepentingan kelompok. Kepentingan kelompok diatas kepentingan pribadi individu. Begitu seterusnya.

Terkadang setiap individu mempunyai pemikirannya sendiri. Terkadang setiap departemen mempunyai idenya sendiri. Tetapi. Jika dirasa tidak sesuai dengan tujuan dan perencanaan: sebaiknya tidak dijalankan.

Karena bisa mengubah banyak hal. Yang sudah direncanakan. Tujuan organisasi bisa meleset. Ide-ide gres atau fatwa gres harus dibicarakan dulu. Harus diubahsuaikan dulu. Dengan perencanaan yg sudah dijalankan.

#6 Sentralisasi

Sentralisasi mungkin berafiliasi dengan kesatuan perintah. Sentralisasi merujuk pada terpusatnya kekuasaan di satu titik. Dibagian puncak manajemen.

Apa-apa semua berawal dari pusat. Tidak dari perdepartemen. Desentralisasi mungkin masih belum bisa dijalankan untuk organisasi perusahaan.

Desentralisasi berpikir secara parsial. Tidak utuh. Hanya terfokus pada keahliannya saja. Kepentingan yg lebih besar tidak bisa terlihat jelas. Dan lagi: kekuasan setiap kelompok tidak banyak.

Untuk itulah diharapkan sentralisasi kekuasaan. Pada administrasi puncak. Pemiliknya tetap menunjuk manajer puncak untuk menguasai banyak hal. Itu lumrah.

#7 Remunerasi

Ini problem yg sensitif. Remunerasi yaitu kompensasi yg diterima oleh karyawan. Atas segala usahanya didalam organisasi perusahaan. Kasarnya: pembayaran gaji, bonus, proteksi dan hal lain yg menjadi hak para karyawan.

Kaprikornus remunerasi berbicara ihwal perut karyawan. Ujung tombak perusahaan. Remunerasi harus diberikan secara layak. Sesuai dengan kapasitasnya. Sesuai dengan prestasinya. Sesuai dengan haknya. Dan sesuai dengan waktunya.

Ini penting.

Yang menjalankan roda perusahaan yaitu seluruh karyawannya. Jika karyawan kecewa: efeknya negatifnya bisa sangat panjang. Produktifitas bisa menurun. Hubungan antar individu tidak jalan. Kualitas produk tidak sempurna. Penjualan dibawah target. Biaya perusahaan membengkak. Dan banyak imbas negatif lainnya. Sangat banyak.

Remunerasi harus dijalankan sbgmana mestinya. Dan dipakai untuk memotifasi karyawan. Agar mereka menjalankan tugasnya dengan sempurna.

#8 Keteraturan

Segala sesuatu dalam menjalankan kiprah harus dengan teratur. Sesuai dengan mekanisme yg ditetapkan. Menjalankan kiprah harus dalam koridornya. Setiap sesuatu yg tidak teratur: efeknya selalu negatif untuk perusahaan.

Aturan dibentuk untuk dilanggar? itu hanya pembenaran bagi pelanggar saja. Itulah yg membuat. tidak maju. Aturan dibentuk untuk dipatuhi.

#9 Inisiatif

Terkadang, dalam menjalankan sesuatu. Ada ide-ide gres yg muncul. Ide gres tersebut harus diakomodir. Harus diperhitungkan. Harus dihargai. Tidak peduli munculnya dari mana. Tidak peduli siapa yg mempunyai ide. Tidak peduli bahkan bila wangsit tersebut berasal dari kuli garang sekalipun.

Harus ada wadah untuk itu. Untuk menyalurkan ide-ide gres itu.

Bagus atau tidak idenya. Bisa direalisasikan atau tidak idenya. Yang penting: ditampung.

Baru dipikirkan. Dibahas. Dan ditentukan: apakah idenya diterima atau tidak?

#10 Rantai Kekuasaan

Rantai kekuasasan yg ideal: tidak gemuk. Tidak panjang. Sedikit tapi padat. Padat tapi sedikit. Sedikit tapi efektif. Maksimal.

Rantai kekuasaan yaitu seberapa panjang tingkat hierarki dalam organisasi. Panjang tidaknya ditentukan oleh kebutuhan. Dan juga skala perusahaan. Semakin besar: semakin panjang, semakin gemuk.

Seberapa banyak tingkatan manajemen dalam perusahaan? sekali lagi: tergantung kebutuhan.

#11 Stabilitas Hubungan Kerja

Anda coba baygkan. Teman kantor anda rese'. Menyebalkan. Selalu bikin ulah. Bahkan bikin masalah. Ditegur malah ngelunjak. Ujungnya: anda tidak suka dia. Dia juga tidak suka anda. Kerja menjadi tidak nyaman. Kerja menjadi lebih berat. Bahkan konflik bisa meluas. Merembet kerekan terdekat.

Menjadi konflik horisontal. Bahkan bisa vertikal.

Akhirnya produktifitas tidak jalan.

Hal ibarat ini harus dihindarkan. Dalam dunia kerja. Dalam organisasi manajamen. Bisa menghambat kinerja organisasi. Perencanaan bisa saja tidak jalan.

Untuk itulah kadang manajemen sumber daya manusia dibutuhkan. Mengawasi korelasi kerja para karyawan.

#12 Keadilan

Adil dalam lingkup perusahaan. Bentuknya bisa aneka macam macam.

Misalnya. Reward and punishment.

Yang bekerja manis sanggup bonus. Yang buruk sanggup hukuman. Harus adil.

Yang bekerja dengan semangat bisa dipromosikan karirnya.

Yang bekerja setengah hati bisa dipindahkan posisinya. Ketempat yg mungkin lebih tidak enak.

Dan banyak pola keadilan lainnya. Yang harus dijalankan.

#13 Team Work

Bukan hal yg mengejutkan lagi. Kerja sama tim dalam organisasi mutlak diperlukan. Tanpa perlu diperdebatkan.

Bagaimana setiap individu dan departemen bekerja sama. Dalam mekanisme dan kiprah yg ditentukan. Dengan korelasi yg mapan. Akan membuahkan kesuksesan dalam sanksi planning organisasi.

Jika anda merasa ada yg tidak sesuai dengan klarifikasi pengorganisasian diatas. Silahkan tinggalkan komentar dibawah ini. Dan jangan lupa membaca artikel lain.