Fungsi Pengarahan (Actuating) Dalam Manajemen

Definisi dan Konsep Pengarahan dalam Manajemen

Fungsi pengarahan (fungsi manajemen actuating) ialah fungsi pokok manajemen yg bisa dijalankan sehabis fungsi perencanaan dan fungsi organisasi sudah terlaksana.

Pengertian fungsi pengarahan (directing) ialah kegiatan menawarkan instruksi, perintah, petunjuk kepada orang lain. Untuk menjalankan apa yg telah direncanakan.

Siapa yg menawarkan pengarahan ?

Dalam struktur manajemen, manajemen puncak akan menawarkan pengarahan kepada administrasi pada tingkat dibawahnya. Manajemen ditingkat menengah akan menawarkan pengarahan kepada administrasi ditingkat yg lebih bawah lagi.

Begitu seterusnya....

Sampai kepada orang yg mempunyai wewenang terakhir. Seperti mandor yg akan menawarkan pengarahan terhadap para pekerja dilapangan.

Pengarahan juga sering disebut dengan fungsi actuating (menggerakkan) atau fungsi directing. Artinya: manajer diposisi tinggi menggerakkan pihak yg berada di posisi sempurna dibawahnya.

Actuating ialah usaha. Atau ikhtiar manajemen. Dijalankan biar tujuan administrasi tercapai. Tindakannya memakai perencanaan sbg pedomannya.

Agar pengarahan berjalan dengan baik, dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yg baik. Jiwa kepemimpinan yg baik bisa mengarahkan orang dengan baik. Dengan jelas. Saling kolaborasi dan yg penting: tidak terjadi pertentangan. Atau paling tidak: meminimalisir potensi pertentangan. Yang bisa berujung pada konflik.

Bagaimana melsayakan pengarahan yg baik?

Kuncinya: komunikasi.

Pemimpin harus punya kemampuan komunikasi yg baik. Jelas, gampang dimengerti. Pesan dan instruksi yg diberikan: harus sampai. Bisa diterima dengan baik. Supaya bisa dijalankan dengan baik juga.

Sebagus apapun perencanaannya, seganteng artispun manajernya, kalau tidak punya kemampuan komunikasi yg baik: bahawan akan kesulitan menjalankan perintahnya. Mengeksekusi perencanaannya. Hasilnya tidak akan maksimal. Atau malah membuat. masalah. Konflik. Ujung ujungnya: rugi.

Secara teori manajemen. Ada beberapa hal yg mesti dilsayakan oleh pemimpin. Untuk mengarahkan anggota bawahannya.

1. Memberi orientasi kiprah yg harus dijalankan    
2. Memberi petunjuk baik petunjuk umum dan petunjuk yg khusus
3. Mempengaruhi anggota bawahan
4. Memotivasi anggota yg menjalankan tugas.

Tujuan Fungsi Pengarahan 

"Hei kamu, kesini, kau kerjakan ini. Susun yg benar, laporannya saya tunggu. Jangan usang lama". Ujar atasan kepada bawahan.

Percakapan tersebut ialah cuilan kecil dari kegiatan pengarahan. Atasan menyuruh bawahan. Untuk melakukan tugasnya. Tapi, pengarahan tidak sesempit itu. Tidak hanya ibarat itu. Tidak asal main suruh begitu. Bukan hanya bermanfaat menyuruh orang begitu.

Tapi ada banyak hal lain. Yang lebih mendasar: bagaimana pengarahan itu dijalankan dan apa saja manfaatnya. Yang bisa diperoleh. Ini beberapa tujuan fungsi pengarahan dalam manajemen:

#1. Memprakarsai Aksi (Initiatos Action)

Bawahan tidak akan memulai pekerjaan, kalau tidak ada yg menyuruhnya. Tidak ada yg menuntunnya. Bawahan pasti tsayat salah. Tsayat tidak sesuai.

Untuk itu, pengarahan dari atasan sangat diperlukan.

Apa yg harus mereka lsayakan?
Kapan harus dilsayakan?
Bagaimana cara melsayakannya?

Fungsi pengarahan bisa menjelaskan itu semua. Atasan harus mengkomunikasikannya.

Fungsi pengarahan membuat. karyawan bisa memahami dan melakukan pekerjaan sesuai dengan instruksi yg diberikan oleh atasan.

#2. Sebagai Alat Motivasi (Means of Motivation)

Hal yg umum: pegawai menjalankan apa yg diperintahkan hanya sebab tugasnya. Dia bekerja untuk mencari uang. Motivasi pegawai: uang. Kadang tidak peduli dengan kondisi perusahaan. Dia hanya ingin bekerja dan mendapat uang.

Mereka menjalankan kiprah yg diberikan. Selesai. Hasilnya? Belum tentu maksimal.

Siapa peduli.

Fungsi pengarahan bukan hanya ihwal menyuruh. Bukan hanya menuntut. Tapi juga memotivasi pihak yg disuruh.

Setiap bawahan pasti punya masalahnya tersendiri. Punya hambatannya tersendiri. Dan juga punya motivasi tersendiri. Manajemen atas harus bisa menawarkan klarifikasi dan motivasi yg lebih. Untuk para bawahannya. Agar menjalankan tugasnya secara maksimal, mendetail.

Pemimpin harus erat dengan bawahan. Membuatnya punya motivasi berlebih untuk menjalankan perintah yg sudah direncanakan. Kalau bisa: membaur dan menyediakan reward and punishment bagi bawahannya.

#3. Mengintegrasikan Upaya (Integrates Efforts)

Setiap perusahaan pasti mempunyai beberapa bagian. Beberapa departemen. Tiap cuilan tidak sama.

Yang punya tugasnya sendiri. Punya tanggungjawabnya sendiri. Dan mereka: berjalan sendiri.

Salah satu manfaat pengarahan ialah ini: membuat.nya berjalan beriringan. Membuatnya saling bekerja sama. Membuatnya tidak saling konflik kesesama. Intinya: saling terintegrasi. Diantara cuilan bagian, dintara departemen departemen, dan diantara individu individu dalam perusahaan.

Integrasi sangat perlu. Agar langkah perusahaan sesuai dengan planning yg diinginkan. Tidak parsial, setengah setengah. Dan segala yg diusahakan menjadi efektif.

Agar berhasil, atasan harus melsayakan "persuasive leadership". Pendekatan yg persuafi kepada semua orang yg menjalankan tugasnya. Dan komunikasi yg efektif antar cuilan bagian diperusahaan.

Selama melsayakan pengarahan, ini yg harus dilsayakan oleh atasan: memberi petunjuk, instruksi, dan ide kepada bawahan. Kepada setiap departemen.

Kaprikornus tidak hanya main asal tunjuk dan asal suruh saja. 

#4. Menyediakan Stabilitasi (Privides Stability)

Perusahaan akan bahagia kalau bekerja dalam kondisi yg stabil. Siapapun suka dengan kondisi yg stabil. Tidak sering terjadi perubahan.. Tidak sering terjadi gejolak. Yang bisa merugikan. Dan memerlukan banyak penyesuaian.

Potensi konflik pasti ada.

Stabiltias perusahaan harus diciptakan. Kondisi internal perusahaan harus stabil. Agar semua cuilan bisa berfungsi dengan sbgmana mestinya. Fungsi pengarahan bisa dimaksimalkan untuk persoalan ini.

Ini yg harus dimiliki manajer: komunikasi yg efektif, persuasif, supervisi yg tegas dan motifiasi.

Komunikasi yg efektif diperlukan: biar orang mengerti kiprah dan tanggungjawabnya. Mengerti apa yg harus dilsayakan. Dan paham apa imbas negatifnya.

Komunikasi yg persuasif diperlukan: biar orang yg tidak oke menjadi setuju. Yang menolak menjadi menerima.

Supervisi yg tegas diperlukan: biar orang mematuhi perintahnya, menjalankan perintah dengan semestinya, tidak berani melsayakan penyimpangan.

Motivasi diperlukan: Agar yg malas menjadi semangat, yg semangat jadi lebih semangat, yg produktif menjadi lebih produktif.

Apabila semua itu bisa berjalan. Tidak ada alasan untuk internal perusahaan menjadi tidak stabil.

#5. Penggunaan Sumber Daya dengan Efisien

Fungsi pengarahan terperinci akan mengarah kepada ini: efisiensi perusahaan.

Orang, uang, alat, mesin selalu diarahkan biar efisien. 

Dengan fungsi pengarahan orang akan jelas: ia akan melsayakan apa, dimana, kapan, memakai apa dan berapa anggarannya. Sudah jelas. Efisien.

Pengarahan akan memagari hal hal yg tidak jelas. Yang tidak terperinci tentu tidak akan dijalankan. Yang tidak efisien ditinggalkan.

Dengan begitu: sumber daya yg dimiliki bisa bekerja secara maksimal. Memberik laba maksimum. Meminimalkan biaya. Ujungnya: menambah profit.

#6. Koping Perubahan.

Koping ialah proses pembiasaan diri terhadap perubahan. perubahan. yg terjadi. 

Dalam aturan ekonomi, kondisi akan selalu mengalami perubahan.. Yang dulunya lambat kini menjadi cepat, yg dulu dibutuhkan menjadi tidak dibutuhkan, yg dulu mahal menjadi murah, yg murah menjadi mahal. Semua pasti akan berubah. Cepat atau lambat.

Perubahan. harus direspon oleh perusahaan. Agar tetap bisa bertahan. Eksis dengan pasarnya, tidak kehilangan pelanggannya, tidak kehilangan karyawannya, tidak kehilangan momentumnya, dan tidak kehilangan keuntungannya.

Perubahan. internal perusahaan juga sangat bisa terjadi. Perubahan. bisa membuat. atasan atau bawahan menjadi ksaya. Tidak siap. Ketinggalan.

Pengarahan bisa diandalkan untuk bisa menghadapi perubahan. itu. Pengarahan dipakai untuk beradapatasi dengan kondisi yg baru. Baik internal ataupun eksternal. 

Sederhananya begini, kalau dulu bawahan diarahkan atau ditugaskan untuk begini, maka kini ditugasnya diubah menjadi begitu. Dulu kiprah disini, kini ganti kiprah disana. Dulu jual disini, kini jual disana. Dulu pakai surat, kini pakai email. Sekarang pakai email nanti diganti Whatsapp. Dan semua perubahan. lainnya yg sedang terjadi. Atau menuntut terjadi. Atau yg akan terjadi.

Perubahan. itu niscaya, meninggalkan yg tidak setuju. Adaptasi itu perlu, Setuju ataupun tidak setuju.

Fungsi pengarahan bisa dimanfaatkan manajemen. Untuk berkomunikasi bahwa ada sifat dan isi yg berubah. Memberitahu kepada bawahan secara terperinci dan gampang dimengerti.

Tantangan dalam Fungsi Pengarahan

Fungsi pengarahan tidak berjalan normal begitu saja. Tentu disetiap bidang. Apapun itu: punya tantangan tersendiri. Tidak terkecuali dalam menjalankan fungsi pengarahan. Berikut diantaranya:

#1. Tingkah Lsaya Manusia (Human Behavior)

Tidak ada salahnya administrasi mempelajari ilmu ini: psikologi, antropologi, sosiologi, psikologi sosial. Dan ilmu lainnya. Yang berafiliasi dengan tingkah lsaya manusia.

Ilmu itu cukup penting. Jika dikaitkan dengan fungsi pengarahan. Karena ini: didalam administrasi terdiri dari banyak orang. Banyak pihak. Banyak kepala. Banyak ide. Dan banyak masalah.

Setiap anggota individu dalam manajemen: tidak sama. Tingkah lsayanya berbeda.

Ada yg rajin. Ada yg malas. Ada yg penjilat. Ada yg pencitraan. Ada yg agresif. Ada yg gila kuasa. Ada yg sungguh sungguh.  Macam - macam tingkahnya.

Pengarahan tidak akan sukses kalau tidak melihat bagaimana tingkah lsaya anggota individu dalam organisasi. Ini penting. Pendekatan setiap individu: berbeda. Pendekatan tiap kelompok kerja: berbeda. Cara mengarahkannya: berbeda.

Pengarahan tugasnya: menyatukan yg berbeda beda itu untuk kompak. Melsayakan hal yg sama. Secara bersama. Yang sesuai dengan tujuan organisasi.

#2. Hubungan Manusia

Hubungan insan disini ialah kekerabatan antar individu dengan individu. Atau individu dengan kelompok. Dalam wadah organisasi.

Setiap anggota organisasi pasti akan berhubungan. Satu sama lain. Dengan membawa urusan masing masing.

Karena setiap individu tidak sama. Kepentingnya juga tidak sama. Tingkah lsayanya tidak sama. Maka potensi konflik akan ada. Oleh siapa saja. Bisa individu, bisa kelompok.

Fungsi pengarahan bisa dipakai untuk ini. Menyelaraskan kekerabatan insan ini. Instruksinya dipakai untuk menyatukan. Mempersempit ruang konflik. Menjembatani antar individu dan kelompok.

#3. Kepemimpinan

Ini penting. Bahkan sangat penting. Untuk dipelajari oleh manajemen. Khususnya administrasi puncak. Atau pihak yg punya bawahan. Sukses tidaknya pengarahan: terserah pemimpinnya. Terserah kepemimpinnya.

Pemimpin ialah orangnya. Kepemimpinan: gaya memimpinnya. Gaya mengarahkannya, gaya koordinasinya, gaya membina anak buahnya. Agar mereka mau melsayakan apa yg diinginaknnya.

Harus tahu: kapan tegas, kapan santun. Harus mengerti: kapan instruksi, kapan motivasi.

Pengalaman sangat kuat terhadap sifat kepemimpinan seseorang.

#4. Komunikasi

Mungkin ini ialah seninya fungsi pengarahan. Bagaimana cara memberikan pesan. Caranya menyuruh orang. Caranya memotifasi orang. Caranya meredakan konflik: komunikasi.

Ilmu fundamental yg harus dimiliki oleh manajemen. Yang punya wewenang dalam pengarahan.

"Komunikasi ialah alat untuk memberikan perintah, laporan, berita, ide,gagasan, pesan atau informasi dari komunikator (pengirim) kepada pihak lain (penerima) biar di antara merekasaling berinteraksi".

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan.

Ada 4 fungsi dari komunikasi:

1. Instruktive: memberi perintah kepada bawahan.
2. Evaluative: memberi laporan bawahan kepada atasan
3. Informative: memberikan berita, pesan sbg info tambahan.
4. Influencing: memberi saran atau nasihat.

6 Karakteristik Pengarahan

Ilmu dan praktek pengarahan berkembang dari waktu ke waktu. Ada beberapa karakteristik dalam ilmu pengarahan.

#1. Pervasive Function

Pervasive function ialah bentuk pengarahan yg diterima diberbagai tingkatan organisasi perusahaan. Setiap manajer. Setiap atasan menawarkan petunjuk kepada masing masing bawahannya.

#2. Continous Activity

Fungsi pengarahan dilsayakan terus menerus. Tanpa henti. Sepanjang organisasi berdiri. Sepanjang perusahaan beroperasi. Dilsayakan dengan konsisten. Dengan kualitas dan cara yg berkembang.

#3. Human Factor

Human faktor ialah perilsaya manusia. Perilsaya yg tidak sulit diprediksi. Perilsaya yg kompleks. Satu sama lain:tidak sama. Sedangkan instruksi yg diberikan: sama. Fungsi pengarahan sangat erat dengan human factor. Selalu diperhatikan. Dimanapun organisasinya. Apapun bisnis perusahaannya.

#4. Creative Activity

Ini salah satu fungsi pengarahan: mengubah planning menjadi tindakan. Jika tanpa diarahkan: seorang bawahan menjadi tidak aktif. Tenaga, pikiran dan ide idenya tidak berkontribusi maksimal.

#. 5 Executive Function

Maksudnya begini: bawahan mendapatkan dan menjalankan intruksi hanya dari atasannya saja. Fungsi pengarahan dijalankan oleh semua executive. Atau semua level manajer. Disemua jenjang atau tingkatan manajemen.

Selain pihak itu: intruksinya tidak akan dijalankan oleh bawahan.

#6. Delegated Function

Atasan. Diamanapun itu. Siapapun itu. Punya keterbatasan. Dalam bekerja memimpin bawahannya. Fungsi ini membuat. pengarahan menjadi mudah. Mendelegasikan kewenangannya kepada orang lain. Yang dipercaya. Yang mempunyai kualitas. Yang bisa membantunya mengurus pekerjaan yg kompleks.

* Akhir

Fungsi pengarahan csayapannya luas. Butuh disiplin ilmu yg komplek. Butuh ilmu komunikasi, ilmu sosiologi dan ilmu ilmu lainnya. Semoga goresan pena ini bisa membantu anda. Walau tidak detail dan mendalam (indeep). sebab akan terlalu panjang. Terima kasih.